Datenschutzhinweise fÜr Kunden

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie, unsere Kunden, gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte. Diese Hinweise werden soweit erforderlich aktualisiert und unter … veröffentlicht. Dort finden Sie auch unsere Datenschutzhinweise für Besucher unserer Webseite, die für diese Anwendungsfälle unsere notwendigen Hinweise ergänzen und in der Anlage beigefügt sind.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich  wenden?
Verantwortlicher bin ich, Jens Wantoch von Rekowski, An der Bleiche 21, 46395 Bocholt, Telefon 0176/84288812, E-Mail jwuam.motorradaufbereitung@gmx.de.  

Zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind wir gemäß Art. 37, 38 BDSG nicht verpflichtet.

2. Welche Quellen und Daten nutzen wir?
Wir verarbeiten Daten, die wir aus der Kundenbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen eines Vertragsschlusses oder Auftragserteilung sowie über unsere Homepage. Konkret verarbeiten wir folgende Daten: - Stammdaten aus den Vertragsunterlagen (z. B. Name, Anschrift und Kontaktdaten, Bankverbindung) - Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertrags (z. B. Vertragsgegenstand, Adressen, Zahlungsart und - weise) Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen) und  Vertragspartnern.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher  Rechtsgrundlage?
m Nachfolgenden informieren wir Sie darüber, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre Daten verarbeiten.

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO)
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung unserer Aufträge mit Ihnen, d. h. insbesondere zur Ausführung Ihrer Aufträge. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich im Einzelnen nach der konkreten Beauftragung.

Das sind insbesondere folgende Verarbeitungsvorgänge:

Wir erfassen und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten bei den nachfolgenden Arbeitsgängen, wobei durchgängig insbesondere unsere Mitarbeiter Zugriff auf die Daten haben. Dies beginnt mit der Anlegung eines Kundendatensatzes und der Erfassung der personenbezogenen Daten des Kunden. Diese Erfassung und Verarbeitung der Daten erfolgt durch mich oder unsere Mitarbeiter. Ein Drittdatentransfer ist möglich und eine Beachtung der Regeln des § 6 Abs. 1 Satz 1 DS-GVO erfolgt durchgängig.

Bei laufend notwendigen Telefonaten mit den Kunden ist eine Erfassung von Daten im Rahmen der Nutzung der vorhandenen Mobilfunkverbindung vorgesehen und notwendig. Hier haben Mitarbeiter uneingeschränkt Zugriff.

Auch im Bereich der Kommunikation über das Anwendungsprogramm Outlook erfolgt ein dauerhafter Zugriff auf E-Mails, Termine und laufende Kommunikation sowie notwendige Kontaktdaten. Auch hierauf haben sämtliche eigene Mitarbeiter Zugriff. Ein Zugriff eines ggf. noch zu beauftragenden externen IT-Dienstleisters ist nicht ausgeschlossen. Dieser wird dann im Rahmen einer Datenschutzvereinbarung zur Einhaltung der Vorgaben der Datenschutzverordnung umfassend verpflichtet.

Die kaufmännische Software wird durchgängig von Mitarbeitern bedient und durch den Anbieter der Software gewartet. Auch insoweit ist eine Zugriffsberechtigung für diese Mitarbeiter eingeräumt. Eine Datenschutzvereinbarung ist auch mit diesem Drittanbieter getroffen worden.

Bei ggfls. erforderlich werdenden Audits werden im Rahmen eines Qualitätsmanagements Dritten nur dann Zugriff auf Daten gewährt, wenn zuvor eine Datenschutzvereinbarung getroffen wird.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung, die durch mich bzw. eigene Mitarbeiter durchgeführt wird, werden ebenso personenbezogene Daten verarbeitet. Hier ist ein Drittdatentransfer an die von uns beauftragte Steuerberatungsgesellschaft vorgesehen. Es bestehen seitens der Steuerberatungskanzlei eigene Verpflichtungen zur Einhaltung des Datenschutzes im Rahmen der Datenschutzverordnung, die diese auch eigenständig dem Vertragsverhältnis zugrunde gelegt haben.

Sämtliche Datenverarbeitungsvorgänge werden unter Beachtung sämtlicher datenschutzrechtlichen Bestimmungen durchgeführt, hierbei werden insbesondere die Vorschriften der Art. 6 Abs. 1 und Art. 28 DS-GVO i.V.m. § 26 BDSG beachtet.

Im Falle der Aktenvernichtung, die die einzelnen Verkaufsvorgänge enthalten, nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen verpflichten wir den jeweils zu beauftragenden Dienstleister im Rahmen einer Datenschutzvereinbarung.

Eine Archivierung der Daten erfolgt hinsichtlich der Rechnungsvorgänge unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen der Abgabeordnung.

Wir beachten hierbei die Vorgaben der notwendigen Datenminimierung und löschen entsprechende Daten, sobald dies unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben und der Umstände des Einzelfalls möglich ist. Im Zusammenhang mit online auf unserer Internetseite www....  in Anspruch zu nehmenden Dienstleistungen verweisen wir auf die beigefügte Datenschutzerklärung im Umgang mit unseren Online-Dienstleistungen.

3.2. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO)

Wir können Ihre Daten außerdem auf Basis einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen von uns oder von Dritten verwenden. Dies erfolgt zu folgenden Zwecken:
• Unterstützung bei der Kundenberatung und -betreuung  
• allgemeine Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Verkaufsangeboten
• Werbung und Marktforschung
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs

Unser Interesse an der jeweiligen Verarbeitung ergibt sich aus den genannten Zwecken und ist im Übrigen wirtschaftlicher Natur (effiziente Aufgabenerfüllung, Beratung, Vermeidung von Rechtsrisiken). Soweit es der konkrete Zweck gestattet, verarbeiten wir Ihre Daten pseudonymisiert oder anonymisiert.

Das ist insbesondere für statistische oder wissenschaftliche Zwecke möglich.

3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO)
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erteilt haben, ist die jeweilige Einwilligung Rechtsgrundlage für die dort genannte Verarbeitung. Dies betrifft insbesondere Ihre etwaige Einwilligung bei dem erstmaligen Abschluss eines Vertrages in die Weitergabe Ihrer Daten an unsere Mitarbeiter zur Kundenbetreuung. Zudem haben Sie ggf. der werblichen Ansprache per E-Mail oder Telefon zugestimmt.

Sie können Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie uns gegenüber vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt haben. Der Widerruf wirkt nur für zukünftige Verarbeitungen.
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Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:
Erfassung und Verarbeitung bei Beginn des Kundenkontakts im Rahmen von Telefonaten und persönlichen Gesprächen, bei Anlegung und Führung der Datensätzen, im Rahmen der notwendigen Aufbewahrung Ihrer Unterlagen, im Rahmen der Erfassung von Datenspeicher des Mobilfunkgerätes, im E-Mail-System Outlook sowie allen sonstigen Internetanwendungen, insbesondere Newslettern und der Finanzbuchhaltung und ggfls. im Rahmen von Audits.

3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst, c DS-GVO)
Wir unterliegen verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z. B. Handelsgesetzbuch, Steuergesetze).

Das sind folgende Verarbeitungsvorgänge:

Beachtung von Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Finanzbuchhaltung nach der Abgabenordnung.

4. Wer bekommt meine Daten?
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur, soweit eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Innerhalb unseres Hauses erhalten diejenigen Stellen Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung Ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:
• von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DS-GVO) insbesondere im Bereich IT- Dienstleistungen, die Ihre Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten
• öffentliche Stellen und Institutionen (z. B. Finanzbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung sowie
• sonstige Stellen, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben (insbesondere mit uns verbundene Unternehmen).

5. Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung, was auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags umfasst. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen können.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation  übermittelt?
Wir übermitteln Ihre Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums - EWR (Drittländer) nur, soweit dies zur Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben.

7. Welche weiteren Datenschutzrechte habe ich?
Sie haben unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DS- GVO, § 34 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner ab dem 25. Mai 2018 gültigen Fassung). Auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), auf Löschung (Art. 17 DS-GVO, § 35 BDSG), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Außerdem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO,  § 19 BDSG).

8. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

9. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

10. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten. Gemäß Art. 4 Nr. 4 DS-GVO). Wir setzen Profiling beispielsweise in folgenden Fällen ein: Wir können Ihre Daten auswerten, um Ihr potenzielles Interesse an unseren Dienstleistungen zu ermitteln. Diese Auswertung erfolgt anhand statistischer Verfahren unter Heranziehung von aktuellen Kundendaten und solchen aus der Vergangenheit. Die Ergebnisse nutzen wir, um Sie bedarfs- und zielgerichteter ansprechen zu können.

11. Welche Widerspruchsrechte habe ich? (Art. 21 DS-GVO)
a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DS-GVO, das z. B. zur Mandantenberatung und -betreuung erfolgen kann.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der  Direktwerbung
Wir können Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen auch für Direktwerbung verarbeiten. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann jeweils formfrei erfolgen. Unsere Kontaktdaten finden Sie unter Ziffer 1.